A condução das dinâmicas de grupo em projetos

Não se deve esquecer dois aspectos importantíssimos que antecedem a dinâmica: o planejamento e a preparação. É sobre o que fala Armando Terribili Filho, da Unisys.

Cada vez mais, nos projetos desenvolvidos nas organizações privadas, públicas e ONGs, o trabalho em equipe se faz presente por diversos fatores: pela complementação de conhecimentos, pela vivência de cada profissional, pela sinergia gerada na interação social. Os relacionamentos interpessoais propiciam o estabelecimento de amizades e também acirram competitividade entre as pessoas. Prova da valorização do relacionamento social nas organizações é que mesmo com todos os propagados benefícios do Home Office (redução do tempo de transporte, maior proximidade com família, menor poluição da cidade), tenho notado que os profissionais têm declinado de trabalhar no ambiente doméstico, preferindo ir ao escritório e discutir com superiores, pares e subalternos suas ideias e experiências, afinal, mesmo com as facilitadoras tecnologias disponíveis, o Home Office tem se tornado uma modalidade solitária de trabalho, isolando o profissional de um convívio estimulante e que muitas vezes promove a integração do grupo.

No contexto organizacional, o trabalho em equipe é muitas vezes permeado pela condução de brainstormings, dinâmicas, workshops, oficinas e outras técnicas para obtenção de ideias, discussão, priorização e seleção das mesmas. Há um instrumental imenso disponível para ser utilizado nestes processos, como: (1) Diagrama de Ishikawa, engenheiro químico japonês que criou um processo simples de esquematização que busca identificar as causas-raiz de um problema, cuja representação gráfica se assemelha a uma espinha de peixe (Diagrama de Causa e Efeito); (2) Técnica dos Seis Chapéus (de autoria do maltês Edward de Bono), que tem como proposta que cada pessoa ou subgrupo tenha um tipo de pensamento pré-definido de acordo com a cor do chapéu que utilizar no transcorrer da dinâmica, que pode ter várias etapas; (3) Processos de Tomada de Decisão em Grupo, como: consenso construído, votação simples, votação ponderada, etc.

Evidentemente que a escolha das técnicas e seu uso correto são fundamentais para o atingimento dos objetivos na dinâmica com o grupo, porém, não se deve esquecer de dois aspectos importantíssimos que antecedem a aplicação delas: o planejamento e a preparação. O planejamento envolve a estratégia a ser utilizada, a definição clara dos objetivos a serem atingidos e as atividades a serem propostas à equipe. A preparação envolve a materialização do plano elaborado, englobando a identificação e preparação dos materiais necessários, a estruturação das etapas (início, avanço e fechamento), a estimativa de tempo de cada atividade, o check list de materiais a serem utilizados, o plano de comunicação prévio com os participantes, etc.

Antes da execução da dinâmica, quatro passos devem ser seguidos pelo facilitador: (i) explicar ao grupo o objetivo e as técnicas que serão utilizadas; (2) explicar a simbologia que será usada; (3) exemplificar com algo simples para garantir o entendimento geral; e (4) explicar o papel do facilitador na dinâmica. A abordagem de estímulo pode variar de grupo para grupo, mas cabe ao facilitador refletir antecipadamente neste aspecto, a fim de evitar improvisações que transmitam dúvidas aos participantes. O facilitador deve mostrar “segurança” no que está propondo ao grupo, além de demonstrar ser criterioso e imparcial com todos.

O sucesso na execução da dinâmica tem como forte componente o planejamento e a preparação, por isto, quanto mais tempo se despender nestas etapas, maior segurança terá o facilitador na execução. Uma condução bem direcionada fará com que os objetivos sejam atingidos, que os profissionais se comprometam com suas responsabilidades e que a equipe encontre alternativas, propiciando crescimento profissional, expansão no repertório de soluções vivenciadas e mentes mais criativas. Assim, deve-se investir tempo no planejamento e preparação de dinâmicas e workshops, nunca abrindo mão da elevada qualidade, lembrando que em uma dinâmica de grupo não há vencedores, pois quem ganha é o projeto através de um processo de construção coletiva.

*Armando Terribili Filho (PMP) é diretor de projetos na Unisys Brasil, doutor em Educação pela UNESP, mestre em Administração de Empresas, docente na FAAP e no SENAC São Paulo. É autor dos livros “Indicadores de gerenciamento de projetos” (2010) e “Gerenciamento de Projetos em 7 passos: uma abordagem prática” (2011), ambos lançados pela M. Books de São Paulo.