Empresa realiza coleta de dados do mercado por meio dos próprios vendedores.
Quando foi estruturada, as principais dificuldades encontradas pela área de Inteligência foi como extrair as informações dos funcionários da organização, a ausência de uma metodologia eficiente na captação e gerenciamento das informações, entre outros pontos.
“Extrair a informação dos colaboradores não é fácil. E nossas informações estavam pulverizadas por toda a empresa”, conta Valencio. “Por isso, a nossa principal necessidade era desenvolver a capacidade de reunir informações, de inovar, de criar conhecimento e de atuar baseado nesses conhecimentos”, explica.
O executivo lembra que também era necessário não só coletar informações e gerar relatórios. “O que grande parte das pessoas faz quando recebe relatórios? Nada. Sem boas informações analisadas e muito bem trabalhadas é impossível tomar boas decisões”, afirma Valencio.
De acordo com o executivo, cinco passos foram essenciais para que a área funcionasse na empresa: definição dos procedimentos de coleta e armazenagem da informação; conscientização e capacitação dos funcionários; implementação da ‘rede de informação’; criação do banco de dados/sistema de coleta e armazenagem da informação; e avaliação de resultados.
O primeiro passo, no entanto, foi verificar com os tomadores de decisão da empresa quais tipos de informações eles precisavam. A partir daí foram feitas as perguntas-chave, para saber o que era necessário para atender os clientes (presidência e diretoria).
A ‘Rede de Informação’ foi estruturada com pessoas selecionadas que poderiam contribuir com informações importantes para a empresa, sobretudo as que permitissem a tomada de ações pró-ativas. Assim, foram classificadas para a rede vendedores que recebem grande quantidade de informações e que se relacionam com um grande número de pessoas (mercado).
No processo de coleta de informações, a equipe de vendedores externa pode passar informações para a equipe de vendas interna (que alimenta o banco de dados) por vídeos, fotos, arquivos de texto e voz (via Palm), telefone e email. “Também é importante no processo de coleta de informação o próprio relacionamento da equipe de vendas interna com a externa, pois eles estão constantemente em contato”, conta Valencio.
Todas as informações que alimentam o banco de dados são classificadas de acordo com assunto, tópicos-chave. “Esse processo é importante para eu identificar a importância da informação. Eu não posso chegar para o meu vendedor e dizer para ele me trazer somente informações relevantes. Eu tenho que pedir para ele me trazer informações e analisá-las”, explica o executivo.
Valencio também salienta que não basta entregar análises. “É preciso responder as perguntas dos usuários e sugerir caminhos ou recomendações. Entregar dados não é entregar Inteligência. Tenho que indicar os caminhos, e caberá ao tomador de decisão aceitá-los ou não”, afirma. “
É importante ressaltar, de acordo com o executivo, que o trabalho de sensibilização dos colaboradores é contínuo, e que as pessoas devem ser permanentemente estimuladas. “É importante compartilhar com toda a rede os resultados obtidos com a Inteligência, frisando que é uma conquista de todos. Para motivar as pessoas a participar, nada melhor que o sucesso”, finaliza Valencio.