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Defensoria Pública da Bahia economiza R$ 600 mil com soluções de videocolaboração

Foram adquiridos oito terminais de videoconferência para as unidades: dois para Salvador e seis distribuídos pelo interior (Feira de Santana, Vitória da Conquista, Ilhéus, Itabuna, Santo Antônio de Jesus e Juazeiro). Além disso, as soluções de vídeo por nuvem podem conectar 29 unidades em todo o Estado.

Diante da necessidade de reduzir custos operacionais, a Defensoria Pública do estado da Bahia recorreu a ferramentas colaborativas para diminuir o número de viagens e, por consequência, os gastos com passagens aéreas, combustível e hospedagem.

Empresas se aliam para ampliar mercado de videocolaboração na nuvem

A Bahia é um Estado com 417 municípios e, muitas vezes, o simples deslocamento de um defensor comprometia pelo menos três dias da semana. Desta forma, as ferramentas colaborativas da Polycom aperfeiçoaram muito os processos judiciais.

A princípio, a demanda surgiu para transmissão das reuniões do Conselho Superior da Defensoria Pública, que era feita via YouTube. “Isso nos atendeu até certo momento, mas a direção foi solicitando outros recursos. Além disso, havia a questão da segurança dos dados das gravações. Por isso, partimos para a Polycom. Conseguimos um ganho expressivo de qualidade e recursos, além de muito mais segurança com dados criptografados”, afirma Thales Almeida, coordenador de modernização e informática da Defensoria Pública da Bahia.

Após a adoção da tecnologia no início de 2016, houve uma mudança cultural interna muito rápida. Só nos dois primeiros meses foram feitas mais de 200 sessões de videoconferência.

“Hoje é possível que a unidade de Salvador converse com a de Ilhéus, que fica à 500 km de distância, em tempo real. Isso acabou com a necessidade de deslocamento para reuniões. Os próprios subcoordenadores de Ilhéus e Feira de Santana fazem reuniões entre as equipes da mesma área como se a distância de 600 km entre as cidades não existisse”, diz Almeida.

Resultado

Em menos de um ano de aplicação, as soluções de vídeo colaboração proporcionaram uma economia estimada de R$ 600 mil entre passagens, combustível e diárias de hotel, isso sem mencionar o ganho de tempo que cada profissional teve com a redução drástica nos deslocamentos pelo estado.

Outro ponto muito importante foi a celeridade adquirida nos processos e reuniões. Reuniões que aconteciam esporadicamente devido a necessidade de viagens, agora são realizadas regularmente e sem grandes custos ou desperdício de tempo dos servidores.

Atualmente a Defensoria da Bahia conta com cerca de 1.500 funcionários entre servidores, defensores e estagiários. Todos se beneficiam de alguma forma da adoção das tecnologias de vídeo.

Outros Benefícios

A Escola Superior da Defensoria Pública (ESDEP) também conta com um equipamento para a transmissão dos cursos realizados na instituição. Hoje a formação de todos os estagiários, seja da capital ou do interior, é realizada através da solução de videoconferência.

Além disso, o equipamento instalado na sala do conselho superior transmite e grava todas as reuniões e apresentações realizadas. Desta forma, tudo é disponibilizado através de um link seguro para todos os funcionários da instituição, gerando transparência e garantindo a participação de todos.

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