Um novo estudo feito pela Deloitte a pedido da Docusign mostra que a gestão ineficiente de acordos resulta em uma perda anual de quase US$ 2 trilhões para as empresas de todo mundo. As perdas levam em conta a diminuição da produtividade e perdas de oportunidades de receita. Além disso, corporações com fluxos de trabalho contratuais desconectados gastam em média, 18% mais tempo em tarefas contratuais, resultando em mais de 55 bilhões de horas desperdiçadas por ano.
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O estudo entrevistou mais de 1 mil líderes de tecnologia e negócios em dez países das Américas, e Europa, Oriente Médio e África (EMEA) e Ásia-Pacífico (APAC). O foco foi entender os desafios e oportunidades na gestão de acordos, incluindo dificuldades, critérios de compra e soluções ao longo do ciclo de vida dos contratos. Além da pesquisa quantitativa, foram realizadas entrevistas com 17 líderes de diversos setores para enriquecer os dados. Entre os segmentos que participaram do levantamento 21% eram da indústria e varejo, 15% dos serviços financeiros, 12% do setor público e 11% da área de telecomunicações e serviços públicos.
Apenas 36% dos respondentes utilizam ferramentas de análise inteligente de contratos, e 31% possuem um repositório centralizado e pesquisável de contratos. Mais de 40% relataram oportunidades perdidas de crescimento ou redução de custos por não conseguirem extrair valor dos metadados dos acordos.
Embora a maioria das organizações (92%) use uma ou mais soluções de gestão de acordos, a maioria não mede, rastreia ou relata o valor de uso dessas ferramentas. Cerca de 50% dos respondentes se sentem sobrecarregados com o volume e a complexidade dos seus acordos.
Brasil se destaca
No cenário global de gestão de acordos, o Brasil destaca-se por sua significativa intenção de aumentar os investimentos e pela preferência por soluções avançadas. A principal demanda brasileira é por ferramentas de baixo ou nenhum código para personalização de fluxos de trabalho, apoiada por 68% dos participantes, refletindo uma tendência de busca por maior eficiência e automação.
Além disso, 60% dos brasileiros valorizam integrações com aplicativos empresariais comuns, em um indicador semelhante ao de outros países como o México (61%) e o Canadá (58%). É relevante mencionar que 54% dos brasileiros consideram importante o uso de inteligência artificial para acordos, uma porcentagem próxima à de países como o México e o Canadá.
Comparado à França, onde apenas 38% planejam aumentar o investimento, o Brasil demonstra um compromisso bem mais robusto com a modernização de seus processos de acordo. Este panorama coloca o País em uma posição de vanguarda na América Latina, com uma abordagem proativa em relação à adoção de tecnologias inovadoras para a gestão de contratos.
Em contraste, regiões como América do Norte e EMEA – que são adotantes iniciais dessas soluções – focam em recursos avançados para simplificar e acelerar seus fluxos de trabalho. Nos Estados Unidos, 51% dos clientes priorizam a compatibilidade com dispositivos móveis, enquanto 55% dos clientes na EMEA (Europa, Oriente Médio e África) destacam a automação de relatórios e insights habilitados por Inteligência Artificial. Na região APJ (Ásia-Pacífico e Japão), 62% dos clientes valorizam recursos de segurança de dados, com 58% relatando atrasos causados por verificações de identidade e rotinas notariais, que podem comprometer o fechamento de negócios.
Pontos críticos
Os principais pontos críticos em cada etapa do ciclo de vida de um contrato incluem:
• Início: 62% enfrentam desafios de acesso aos documentos. Dificuldade para localizar e acessar contratos previamente aprovados para referência, o que aumenta o uso de recursos
• Desenvolvimento: 45% ainda inserem dados manualmente. Adicionam informações manualmente a contratos que já existem em sistemas, indicando a necessidade de mais automação.
• Iterações: 50% lutam com processos legais e de conformidade. Enfrentam processos legais e de conformidade ineficientes e repetitivos, e demandam melhorias nas ferramentas de gestão.
• Negociação: 34% interpretam mentalmente os termos dos acordos. Interpretam racionalmente os termos dos acordos, o que sugere uma oportunidade para implementar tecnologias como a Inteligência Artificial para otimizar o processo.
• Assinatura: 52% enfrentam delays de identidade e demandam rotinas de notarização (validações em cartórios). Esperam por verificações de identidade e notarização, o que pode arriscar o fechamento de negócios.
• Inventário: 49% gastam tempo excessivo pesquisando por acordo. Quase metade dos participantes gasta muito tempo buscando acordos concluídos para uso de referência, indicando a necessidade de melhorias na organização dos dados.
• Análise: 54% rastreiam manualmente os termos dos acordos. Procuram fisicamente por termos-chave e prazos, o que atrasa processos e aumenta a chance de erros.
• Implementação: 45% carecem de ferramentas para análise de acordos. Não possuem ferramentas adequadas para analisar acordos passados, o que é central no processo de tomada de decisões
Áreas mais ineficientes
Dentro das empresas a perda de valor econômico não é distribuída de maneira uniforme. As funções voltadas para o cliente, como vendas e marketing são responsáveis por 40% deste dano, por conta de oportunidades de receita não realizadas, como os atrasos no fechamento de acordos. Em contrapartida, as funções de apoio, incluindo operações e aquisições, representam 60% do desfalque total de valor, afetados pela ineficiência temporal e pelos aumentos nos custos operacionais.
A seguir, estão os principais segmentos e características dos desafios de cada uma das verticais analisadas:
- Segmento Jurídico: 61% relatam relações interfuncionais tensas devido a atrasos na aprovação de acordos. Em média, por empresa, houve 22 incidentes de conformidade de grandes acordos no último ano.
- Departamento de compras: Funções de suporte, como compras, representam 60% da perda de valor devido ao desperdício de tempo e custos operacionais. 56% dos respondentes lutam para encontrar os termos e tabelas de preços mais recentes dos fornecedores, resultando em pagamentos excessivos. As equipes de compras poderiam economizar, em média, mais de US$ 1 milhão por ano em incentivos contratuais perdidos.
- RH: 57% relatam perder talentos preferenciais devido a atrasos em acordos. 69% relatam aumento de burnout e rotatividade devido à sobrecarga de contratação criada por esses atrasos.
- TI: 60% relatam atrasos nos cronogramas de projetos devido à indisponibilidade de licenças de software. 55% carecem de ferramentas para realizar avaliações de fornecedores e rastrear conformidade e desempenho.
- Finanças: Em média, 21% da receita é adiada para o próximo período de relatório devido a atrasos em contratos. Para acordos não conformes, os respondentes relatam pagar penalidades equivalentes a 14% do valor total do contrato, em média.
- Suporte ao Cliente: 80% dos respondentes gastam mais tempo respondendo às perguntas relacionadas a acordos do que à perguntas sobre produtos. 66% relatam fluxos de trabalho ineficientes de acordos como um fator para a insatisfação do cliente. Funções voltadas para o consumidor, como vendas e marketing, contribuem com 40% da perda de valor econômico global devido a oportunidades de receitas perdidas.
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