Localizada na região metropolitana de Belo Horizonte e uma das cidades com maior PIB per capita no país, Confins também passa a ser exemplo de eficiência na gestão pública. A prefeitura do município adotou a plataforma cloud de comunicação, atendimento e gestão documental da 1Doc. A solução atende todas as secretarias e autarquias da cidade e está em vigor desde junho de 2019.
É o primeiro cliente da empresa em Minas Gerais, o que faz de Confins a primeira cidade do estado a garantir que todos os processos internos e externos sejam totalmente digitais. A expectativa é proporcionar uma economia deR$ 5,5 mil por mês aos cofres públicos, além de poupar quase 30,5 mil litros de água mensalmente apenas com a redução das impressões.
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Por meio do software e com processos digitais, o poder público proporciona, entre outros benefícios, um atendimento simples e transparente ao cidadão, mostrando todo o trâmite dos requerimentos, além de possibilitar ao gestor traçar percentuais de engajamento, eficiência e qualidade – obtidos a partir dos despachos lidos e demandas solucionadas.
Dessa forma, os servidores reduzem o uso de papel, aumentam a produtividade, agilizam a rastreabilidade dos documentos e, principalmente, melhoram a transparência na administração. A Prefeitura de Confins terá à disposição os seguintes módulos:
- Memorando: documentos em papel serão totalmente informatizados. Assim, a comunicação interna será padronizada, permitindo que a informação tramite mais rapidamente, garantindo que todas as solicitações sejam registradas.
- Circular: por meio da digitalização, as circulares serão oficiais e estarão disponíveis a um clique. A plataforma mostra o profissional responsável pela leitura em cada etapa e economiza uma grande quantidade de impressões, possibilitando melhor aproveitamento dos recursos públicos e do meio ambiente.
- Protocolo: a população pode iniciar processos em sua própria casa e receber atualizações assim que houver encaminhamento ou resolução do pedido. Tudo vai ser feito eletronicamente para evitar perda ou extravio. Além disso, os gestores têm acesso a indicadores e estatísticas de atendimento para melhorar o setor.
- Ouvidoria: os cidadãos também podem registrar pedidos e solicitações diretamente no site da Prefeitura, via smartphone ou em atendimento presencial. Essas demandas são organizadas internamente e direcionadas ao profissional responsável, que receberá uma cópia do atendimento e todas as atualizações por e-mail e/ou SMS.
- Menção de documentos, usuários e contatos: quem utiliza a plataforma no poder público pode mencionar outros usuários para receberem o conteúdo e envolvê-los nos protocolos para terem acesso à leitura.
A cidade de Confins foi fundada em 1995 e possui pouco mais de 6 mil habitantes, de acordo com dados do IBGE. Próxima da capital Belo Horizonte, abriga dois terços do Aeroporto Internacional Tancredo Neves, um dos cinco aeroportos mais movimentados do Brasil e principal porta de entrada por via aérea de Minas Gerais.
“O município de Confins possui uma localização estratégica não só para o desenvolvimento do estado, mas do próprio país. A Prefeitura sabe que, para valorizar ainda mais a importância do local, é necessário garantir que a gestão pública seja cada vez mais eficiente”, explica Jéferson de Castilhos, sócio-fundador da 1Doc.