Adoção reduziu pela metade no tempo de processamento das folhas de pagamento e um aumento da carteira de clientes de 46%.
Considerada uma das mais destacadas empresas contábeis do país, a Rui Cadete Consultores, sediada em Natal (RN), tem na gestão um pilar estratégico para o desenvolvimento e a evolução dos seus negócios. Neste contexto, há cinco anos decidiu investir no aprimoramento da qualidade de suas informações visando, ao mesmo tempo, aumentar a qualidade dos serviços prestados aos clientes e melhorar a produtividade e os resultados financeiros da empresa. Para atingir esses resultados a empresa decidiu automatizar os processos de gestão, e implantar em suas unidades os softwares ZEN e Tributário da Questor Sistemas Inteligentes, fornecedora de tecnologia voltada à área de contabilidade fiscal.
Crucial para o sucesso do projeto que diferenciaria a empresa Rui Cadete no mercado, a escolha da tecnologia foi feita com base em uma concorrência minuciosa que levou os gestores a optarem pela Questor. O objetivo inicial, com a implementação do software, era uma melhoria de 30% na produtividade. O resultado foi alcançado já no ano seguinte e, após cinco anos, superou a expectativa da empresa com o aumento considerável da carteira de clientes e no salário dos colaboradores.
De acordo com Ethel Cristina Maia Mesquita, Diretora Administrativo Financeiro da Rui Cadete, a implantação do sistema a Rui Cadete resultou em um aumento de produtividade de cerca de 50%. “Antes do Questor tínhamos 200 colaboradores para atender 331 clientes e, hoje, temos 98 colaboradores para 483 clientes. Atualmente, 99% das obrigações acessórias enviadas são importadas direto do software da Questor, assim ganhamos em segurança e tempo”. Ela explica que com a adoção da tecnologia, não é mais necessário o preenchimento manual, pois ao terminar uma apuração fiscal, a equipe já tem em mãos as obrigações prontas.
Os números foram reflexo de uma nova realidade na prestação de serviços que envolvem o dia a dia da empresa. A implantação dos softwares, realizada em 2012, contribuiu para a pontualidade na entrega dos balanços mensais e anuais, bem como para a automação das apurações fiscais e obrigações acessórias. Para se ter ideia, a Rui Cadete levava 22 dias úteis para processar todas as obrigações de suas 331 empresas clientes.
A implantação envolveu diversas áreas da empresa, iniciando pelo departamento pessoal; com a migração das empresas, configurações necessárias do sistema, treinamento dos colaboradores, conferência dos dados migrados e cálculo efetivo das folhas de pagamento. Seguida pelos demais módulos, correspondentes às áreas de contábil e fiscal; iniciando o mesmo processo de migração, treinamento e configurações do sistema, para o fechamento das apurações e balancetes.