*Por Vitus Klarmann
Hospitais que vivenciam redução constante de recursos. Pacientes que precisam de atendimento rápido e qualificado. Médicos, enfermeiros e equipes de saúde atarefados, sem tempo a perder com a busca por papéis. Gestores e colaboradores de áreas administrativas das instituições focados em reduzir a complexidade de processos e tarefas, ganhando tempo e produtividade, e em diminuir custos para ampliar os investimentos na atividade fundamental: salvar vidas.
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Esta é a realidade do setor de saúde brasileiro. Hospitais, clínicas e consultórios vivenciam, em suas diferentes instâncias e condições, desafios semelhantes. Muitos deles estão ligados à gestão de documentos, incluindo materiais relativos a pessoal, contas, papéis administrativos e, principalmente, o prontuário de pacientes.
A tecnologia desponta como um forte aliado para melhorar este ambiente. E isso vem se mostrando há anos: com a evolução dos sistemas de saúde, a adoção do Prontuário Eletrônico trouxe, ao longo da década passada, ganhos enormes na praticidade de consulta ao histórico dos pacientes. Médicos não precisam mais manusear o prontuário em papel, o que antigamente exigia que funcionários carregassem volumes dos arquivos até as mãos do doutor, que só então podia analisar cada um, levando muito mais tempo para prestar o atendimento ou prescrever o tratamento devido.
Com o Prontuário Eletrônico, possibilitado pela tecnologia de digitalização e gestão eletrônica de documentos, basta o profissional de saúde acessar um sistema, em um computador ou dispositivo móvel, para conferir as informações do paciente. Assim, se antes eram necessárias horas para que um médico pudesse conferir o prontuário de um paciente, hoje isso está a um clique de mouse. Tudo muito mais rápido e seguro, embora as instituições ainda sejam obrigadas por lei a manter os prontuários de papel guardados por 20 anos.
Neste cenário, o segredo está na interação entre as técnicas de prontuário eletrônico e na manutenção do prontuário antigo (em papel) digitalizado, fazendo-se presente como parte integrante da operação e gestão das instituições de saúde.
Ao ser realizada por um fornecedor terceirizado especializado, a digitalização de documentos também auxilia hospitais e clínicas na redução de gastos com papel e também libera espaços para serem utilizados para melhoria do atendimento à saúde dos pacientes – já que os papéis que têm versão eletrônica podem ter seus arquivos físicos transferidos para qualquer outro local, não necessitando que fique nas dependências da instituição.
A digitalização e a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) não apenas transformam arquivos físicos em digitais, mas empregam tecnologia, por meio de softwares específicos e serviços prestados por especialistas, para a organização e distribuição corretas dos materiais, melhorando significativamente o uso dos mesmos.
E não é só a relação médico-paciente que é beneficiada: os ganhos se refletem em praticamente todos os setores dos hospitais e clínicas. No departamento de Contas, por exemplo, o GED traz redução significativa ao processamento de faturas, minimizando o tempo de faturamento e encaminhamento de cada documento ao profissional ou área responsável, quando necessário.
No RH, fichas de pessoal podem ser armazenadas eletronicamente e integradas a sistemas como ERPs e outros, a fim de facilitar a gestão de colaboradores, bem como assegurar conformidade na entrega de informações deste âmbito a sistemas e legislações municipais, estaduais e federais – a exemplo do que é exigido pelo eSocial.
O GED também é uma ferramenta poderosa para melhorar a organização, conferência e conformidade de documentos em processos de auditoria, muito comuns e necessários no segmento de saúde, bem como em processos que envolvam questionamentos das operadoras de planos de saúde, entre outros entes envolvidos, reduzindo o tempo de busca por informações e documentos.
Já para as equipes de Tecnologia da Informação, os documentos digitais são imensamente mais fáceis de gerir na integração e migração de sistemas e bancos de dados, organização e otimização de fluxos de dados, políticas de segurança da informaçaõ, entre outros processos.
Por fim, para a gestão geral – diretorias, conselhos e afins – o GED é a perfeita “mão na roda” para ter máximo controle e governança sobre os processos, profissionais, público, tarefas e rotinas das instituições de saúde.
GED é produtividade, economia, organização e segurança. Literalmente, GED faz bem para a saúde.
*Vitus Klarmann é diretor da Rede&Imagem.
