Expectativa é que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos facilite o acesso a informações internas tornando-as mais seguras.
A Cotia Trading, empresa de comércio exterior, acaba de investir em uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), o Captaris Alchemy – sistema que gerencia documentos eletronicamente, auxiliando as empresas a administrar e utilizar todo seu conteúdo fixo durante o ciclo de vida das informações. Todo o projeto foi desenvolvido pela Image Pro – empresa especializada em implementação de soluções e-business, que é parceira de distribuição da Captaris, fornecedora de softwares que automatizam processos de negócios.
O principal objetivo da empreitada é facilitar o acesso às informações internas, centralizando-as em uma única base de consulta, tornando-as de uso corporativo. De acordo com Gerson Delgado Seeber, gerente de desenvolvimento de sistemas da Cotia Trading, "a empresa optou por unificar todo o tipo de informação, sejam elas documentos ou e-mails na ferramenta de GED, assim podemos obter todos os dados com facilidade e rapidez”, explica.
Entre as informações que serão gerenciadas eletronicamente estão, principalmente, as geradas pela área operacional de atendimento aos clientes como pedidos de faturamento, prontuários, contratos e nomenclatura sobre alíquotas de impostos. O trabalho também engloba a folha de ponto e de pagamento dos funcionários da companhia.
Seeber comenta como foi a escolha pelo fornecedor. “Analisamos diversas empresas que atuam neste mercado e optamos pela Image Pro por apresentar a solução que mais se adequou às nossas necessidades, mostrando funcionalidades objetivas e simples de usar”. A expectativa é que a conclusão da implantação, prevista para os próximos meses, torne as informações mais seguras e acessíveis, já que a solução permite localizar dados por qualquer palavra contida dentro dos arquivos, além de compactar, criptografar, indexar e visualizar mais de 300 tipos de formatos.
