Escritório de advocacia digitaliza operação e impulsiona negócios

Conquista de um novo cliente de peso trouxe desafios operacionais para o AMSA, que precisou enfrentar alinhando custos e rápida implantação.

O escritório de advocacia Amaral Maia Sociedade de Advogados (AMSA) encontrou no Evernote a solução ideal para dobrar seu tamanho ao atender um novo cliente, digitalizar e compartilhar mais de 2 mil documentos e informações em diversos formatos. Além de disponibilizar informações na nuvem para seus colaboradores e clientes, o advogado associado e sócio Antonio Carlos do Amaral Maia encontrou na empresa a inspiração para empreender e lançar o sistema LegalNote, inovador no acompanhamento de processos e integrado ao Evernote.

A conquista de um novo cliente de peso trouxe desafios operacionais que o AMSA precisou enfrentar alinhando custos e rápida implantação. “Os softwares jurídicos que utilizávamos tinham diversas limitações que não nos atenderiam completamente. Apresentavam instabilidade, requeriam treinamentos complexos, nenhum era mobile e gerariam um alto custo para expansão”, explica Maia, que já utilizava o Evernote.

Por sugestão de um dos colaboradores, a plataforma passou a ser considerada como uma solução. “Eu já havia lido um livro do consultor Vlad Campos e o contratamos para uma consultoria depois de entender que seria possível atender nossas necessidades com o Evernote”, relembra o advogado.

Antes de disponibilizar o Evernote para seus colaboradores, o Amaral Maia desenvolveu metodologia para criação e nomenclatura de cadernos e etiquetas. O escritório de advocacia também criou um manual e uma série de vídeos para instruir os colaboradores.  Assim, os cadernos do Evernote passaram a abrigar todos os conteúdos referentes a processos judiciais, contratos, honorários e até informações sobre visitas aos clientes.

Segundo Maia, todo o processo de estudo, desenvolvimento da metodologia e implantação ocorreu em menos de três meses. “A solução toda foi implantada para atender o novo cliente e também os demais do escritório com um custo muito baixo. Atualmente, temos mais de 20 mil notas, 222 etiquetas e 600 cadernos”, diz o advogado. Em média, o escritório cria 120 notas por mês e clientes adotaram internamente o Evernote para facilitar o acesso aos documentos jurídicos. “Já houve diversas situações em que economizamos idas e vindas por ter tudo online”, afirma.

A solução do AMSA foi reconhecida pelo próprio Evernote ao ser vencedora do Evernote Excellence Award na categoria Best Use Case for Excellence. “O evento também foi uma oportunidade para trocar informações com outros usuários e a própria equipe do Evernote. A plataforma é, basicamente, uma nota em branco e generalista com diversas funcionalidades e inteligência. Considerei o conceito muito interessante e poderia ser expandido para uma especificidade do próprio setor de advocacia”, relembra o advogado.