O governo do Estado de Santa Catarina (SC) deu continuidade ao projeto Governo Sem Papel, que envolve iniciativas digitais para eliminar o uso de papel. Em dois meses, entre abril e junho, foi registrada uma economia de R$ 5,4 milhões com impressões, o que corresponde a cerca de 980 mil páginas que deixaram de ser impressas – e 98 árvores que foram preservadas.
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A iniciativa permite a digitalização das ações, com redução não apenas no uso do papel, como no tempo utilizado para as tarefas, promovendo maior agilidade e praticidade no funcionalismo público. Para isso, o governo de SC utilizou, entre outras iniciativas, o Sistema de Gestão de Protocolo Eletrônico (SGP-e), da Softplan, para tramitação digital de peças processuais.
As ações se intensificaram no início de 2019, lideradas pela Secretaria do Estado de Administração (SEA), pasta responsável por avançar com o projeto e realizar os treinamentos dos servidores para uso da solução SGP-e. Com a medida, o governo prevê uma economia de R$ 29 milhões por ano, aplicados até então na impressão e transporte dos documentos.
Em média, quase um milhão de processos administrativos são abertos, por ano, para movimentar a máquina pública no Executivo catarinense. Somente com material de escritório, papel e transporte, por correios e malotes, cada processo custa, em média, R$ 30,00.
“Ferramentas como essa oferecem recursos de forma digital e segura, permitindo que os processos e documentos possam nascer, tramitar, receber despachos, até a decisão final em ambiente digital, incluindo seu arquivamento e descarte”, afirma o diretor da Unidade de Gestão Pública da Softplan, Moacir Marafon.
Antes, os processos administrativos eram todos físicos e percorriam, muitas vezes, quilômetros para chegar a um setor onde seria tomada alguma decisão. Por este motivo, aguardava-se dias para se ter conhecimento ou uma decisão. Agora, o que antes poderia levar horas ou até dias para ser assinado, pode ser realizado em uma média de 15 minutos.
Além de fornecer o SGP-e ao estado e desenvolvê-lo continuamente para a gestão dos processos administrativos, a Softplan atuou como consultora, desde o planejamento até a execução. A coordenadora da equipe da Softplan na SEA, Liliane Frez, explica que a proposta da empresa foi colocada em prática por meio de “ondas de treinamento e implantação”, do auxílio para a elaboração do decreto e da instrução normativa – que são os documentos legais que orientam e definem a digitalização dos processos administrativos.
Obviamente, a empresa também participou da execução do projeto, incluindo a coleta de feedback e as melhorias no sistema. “Hoje, todo servidor pode usar sua assinatura que foi instituída no decreto e é válida no âmbito do Governo do Estado. Inclusive o Ministério Público e o Tribunal de Contas estaduais, além da Assembleia Legislativa, aderiram e passaram a aceitar a assinatura SGP-e”, informa Fernando Naim, coordenador de desenvolvimento da equipe Softplan que atua no governo do estado.
A ferramenta vai ser fundamental para que a transformação, por enquanto em estágio inicial com a digitalização dos processos, atinja o atendimento aos públicos externos da administração estadual e a extensão dos serviços do SGP-e para o cidadão, com a criação de um portal externo.
“O objetivo desse portal é fazer a interface com os entes externos, com a possibilidade de assinaturas extrínsecas, como nos convênios com municípios em que o prefeito tem que assinar. A prefeitura não é hoje um usuário do SGP-e, mas o prefeito terá a possibilidade de fazer isso digitalmente, na próxima etapa”, finaliza Félix Silva.
