Sistema de GED reduziu em 90% o tempo de consulta de documentos, que era manual e passou a ser totalmente online.
Para otimizar suas operações, a Jamef Encomendas Urgentes, empresa de transporte de cargas fracionadas, investiu na implementação de um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) para os CTRCs (Conhecimentos do Transporte Rodoviário de Carga). A logística da informação e documentação no segmento de encomendas urgentes requer uma grande habilidade por parte das empresas nos quesitos organização; indexação; catalogação; preservação e recuperação de seus dados, para obter a rapidez necessária e atender às exigências dos clientes.
Antes do GED, os documentos gerados eram arquivados fisicamente. Agora, o processo passou a ser totalmente eletrônico, reduzindo em 90% o tempo gasto com manuseio e pesquisas ao arquivo. Os documentos físicos passaram a ser um backup de segurança – uma vez que a segunda via permanece arquivada durante cinco anos por força da legislação – enquanto as imagens são utilizadas nas operações corporativas. “A exigência do mercado é bastante alta e nossos clientes necessitam de respostas pontuais. Com a implantação do GED, conseguimos atender os usuários e clientes com maior rapidez”, afirma André Luiz, gerente de TI da Jamef.
A Jamef utilizou o software da PRODimage Enterprise e com a solução pode fazer a indexação das imagens de forma automática por meio do reconhecimento do códigos de barras ou OCR. Além disso, a exportação do arquivo para um servidor de armazenamento de dados é feita imediatamente após a indexação. Com isso, a empresa ganhou mais agilidade na disponibilização dos dados para consulta via web, em um módulo web desenvolvido pela própria Jamef.
“O GED está fornecendo resultados muito satisfatórios. A implementação do programa conseguiu atender a todas as expectativas quanto à melhoria dos processos operacionais e comerciais internos e externos. Disponibilizamos aos clientes a visualização dos CTRCs com a assinatura, que comprova o recebimento da encomenda”, conclui Wander Lúcio S. Garcia, analista de documentação da Jamef.
