Kanban: uma ferramenta simples, ágil e produtiva

Se você ainda não ouviu falar em Kanban, você e seu time não sabem o que estão perdendo. Ela é simples de implementar, se aplica a quase todas as áreas da sua empresa, é uma excelente ferramenta de priorização, promove a integração e engajamento do time. Seja bem-vindo ao século 21!

Século 21? Negativo, a origem dessa ferramenta é datada dos anos 40 e foi criada pelos japoneses da Toyota, mas especificamente por Taiichi Ohno. O Sistema de Produção desenvolvido pela Toyota iniciou a filosofia de produção Just-in-Time. Seu objetivo é eliminar os elementos desnecessários referentes à produção, reduzindo assim os custos. A ideia básica neste sistema é produzir os itens necessários, no tempo necessário, na quantidade e qualidade necessária.

Fugindo um pouco da história e partindo para a prática, o Kanban com certeza irá lhe ajudar a organizar ideias, priorizar atividades, demonstrar transparência e engajar pequenos times.

O método é bem simples, consiste em dividir os estágios em raias e distribuir as atividades/entregas entre elas (workflow). Segue uma receitinha rápida para começar a utilizar a ferramenta:

1. Instale ou separe um quadro branco para essa finalidade (kanban board). Como minha empresa trabalha quase que 100% com projetos, costumamos usar o kanban via software (algumas opções: TFS, Kanbanflow e Trello);

2. Mapeie tudo que precisa ser feito, escreva cada atividade em um post-it e coloque na raia “To Do”;

3. Separe um conjunto de atividades (post-it) a serem concluídos em uma janela de tempo fixa (1, 2, ou 3 semanas);

4. Ordene conforme a prioridade (business value ou urgência);

5. Reúna os envolvidos nessas atividades no primeiro horário do dia e revise os status das atividades.

A ferramenta é apenas um pontinho do SCRUM, um framework para o desenvolvimento e sustentação de produtos, sejam eles simples ou complexos. Esta solução, além de ser uma excelente forma de gestão, permite que a sua empresa trabalhe com práticas e valores que correspondem a 100% da sua realidade – como resultado, uma ferramenta que reflete exclusivamente sua empresa.

Uma boa leitura para aqueles que querem entender um pouco mais sobre o método é o livro “Arte de Faze o Dobro de Trabalho na Metade do Tempo”, do americano Jeff Sutherland.

O Kanban é uma prática interessante para engajar pequenos times ou mesmo para seu autogerenciamento. Lembrando que, assim como é uma boa prática quebrarmos grandes atividades em tarefas menores por serem mais fáceis de se gerenciar, deveríamos aplicar lógica semelhante aos times.

Já faz tempo que você faz as coisas do mesmo jeito e está convicto de que este é o único jeito? Recomendo que você assista ao filme infantil “The Croods”. Mude ou morra ;-).

*Sérgio Ferreira é sócio-diretor da Iteris, graduado em Sistemas de Informação pela Anhembi Morumbi e pós-graduado em Gestão de Projetos – metodologia PMI pelo IBTA. Atua há mais de 15 anos na área de TI com experiência em gestão de grandes equipes e no atendimento a clientes nacionais e internacionais, incluindo fábrica de software e sustentação.