Comunicações com clientes de outros países passam a ser registradas, autenticadas e armazenadas em registro critpográfico, através do sistema global da RPost.
O escritório Iokoi Advogados, especializado em consultoria e serviços nas áreas de direito penal corporativo e direito trabalhista, está usando a tecnologia de E-mail Registrado, patenteada pela empresa RPost, para suas comunicações com clientes no Brasil, EUA, Canadá e em diversos países da Europa e do Oriente Médio. O objetivo é obter a máxima garantia de recebimento dos pareceres, sentenças e documentos processuais por parte dos clientes e assegurar, principalmente, a tomada de ciência destes em relação a atos jurídicos, que envolvam o cumprimento de prazos, como datas das audiências e prazos para recursos.
O acordo para a utilização do sistema foi firmado entre a Iokoi Advogados e a subsidiária brasileira da RPost, que contabiliza cerca de 850 mil usuários no País.
Usada por mais de 9,5 milhões de usuários em mais de 190 países, a solução Email Registrado está em conformidade com as exigências internacionais de requisitos para documentos eletrônicos com acreditação jurídica.
Uma vez instalado no sistema de e-mail do usuário, a solução passa a conectá-lo com um ambiente de mensagens de alta segurança, instalado nos data centers da própria RPost e cria uma identificação própria para a imagem de abertura dos documentos enviados, de modo que o destinatário o reconheça imediatamente como um documento encaminhado por mensagem registrada.
De acordo com Pedro Iokoi, diretor do escritório de advocacia, após a implantação da solução da RPost, as comunicações do escritório ganharam maior assertividade e rapidez de resposta por parte dos clientes. “Este nível de resposta mais rápido e efetivo nos ajuda a evitar a necessidade de follow-up das mensagens e nos dá a tranqüilidade de saber que o cliente está de fato informado sobre o andamento dos processos e com as informações atualizadas”, afirma.
A tecnologia de registro conta com sistemas de criptografia e autentificação forte e garante a total integridade dos documentos enviados, assegura detalhes como o seu formato e conteúdo originais, além de documentar todos os dados do fluxo, como o instante exato de envio, localização e endereço eletrônico de origem, caminhos de rede percorridos, instante da abertura no destino e identidade eletrônica do destinatário.
A solução da RPost cria também uma imagem exata do documento – porém em estado criptográfico – que fica armazenada e disponível, podendo ser acessada apenas pelo remetente original da mensagem, em caso de necessidade de prova, já que só o gerador da mensagem dispõe das senhas e chaves criptográficas para a recuperação da mensagem. Este sistema é patenteado e assegura a total segurança para o remetente no que diz respeito a disputas futuras envolvendo mensagens eletrônicas.
Ainda de acordo com o advogado, com a adoção do Email Registrado, o Iokoi Advogados resolveu um velho problema, relacionado aos constantes atrasos dos Correios, e reduziu substancialmente os custos de postagem de seus documentos através de carta registrada. “Embora tenha validade como prova e boa assertividade de entrega, o serviço tradicional de Carta Registrada é caro e pode exigir vários dias entre a entrega do documento e a devolução do comprovante de recebimento. Para efeitos processuais, esta demora pode ser desastrosa”, avalia ele.
Além de agilizar as comunicações e garantir prova imediata de entrega, o uso da solução de E-mail Registrado da RPost garante à Iokoi Advogados a obtenção de relatórios periódicos sobre todos os e-mails enviados através do sistema da RPost, com os respectivos status de abertura das mensagens. Ao todo são 25 funcionários (entre advogados, estagiários e pessoal administrativo) usando o sistema em seus escritórios de São Paulo e Florianópolis e no correspondente de Brasília. O Iokoi Advogados usa também a solução para atividades como cobrança, compras e cotação de serviços.
Na avaliação de Pedro Iokoi, a iniciativa de registrar e criptografar suas mensagens, a partir da adoção do RPost, está em linha com a filosofia do escritório no sentido de utilizar o máximo possível de recursos digitais para agilizar e tornar mais eficientes os procedimentos legais e administrativos. “Em geral, os escritórios de advocacia clamam para que a Justiça adote a tecnologia digital, mas somos da opinião de que a iniciativa deve partir dos próprios advogados. Esperar o poder judiciário se informatizar para só então aderir é um dos motivos da demora para que este movimento aconteça”, conclui o diretor do Iokoi.
