Sistema dá suporte para a organização das mensagens do setor administrativo.
A Fundação Osesp – Orquestra Sinfônica do Estado de São Paulo, está utilizando a solução de E-mail Registrado da RPost para garantir a validade jurídica e otimizar o processo de documentação de suas mensagens eletrônicas trocadas com parceiros, fornecedores, órgãos governamentais e com a comunidade de músicos.
Com a tecnologia de E-mail Registrado, a Osesp consegue produzir relatórios sempre atualizados dos contatos institucionais da Fundação, inclusive com o registro detalhado de data de envio e de abertura, incluindo as evidências legais e as marcações técnicas de todo o caminho percorrido pela mensagem entre os servidores envolvidos. Além de garantir a total rastreabilidade dos emails, o sistema registra o conteúdo da mensagem de forma criptografada e inviolável, utilizando processos de alta segurança que garantem a utilização efetiva dos emails como prova documental.
Segundo o gerente da Divisão Administrativa da Osesp, Giácomo Chiarella, a tecnologia é utilizada em correspondências nacionais e internacionais para enviar pedidos de cotação de obras e orçamentos relativos a instrumentos, hospedagens, contratos com artistas e negociações com produtores de espetáculos. “Estes registros nos ajudam a agilizar os processos de contratação e negociação com terceiros, além de reduzir os custos de correspondência, já que a imensa maioria da papelada que normalmente se utiliza nestas atividades é substituída pelo E-mail Registrado”, afirma o executivo.
Uma outra vantagem que chama a atenção é a redução de custos propiciada pela adoção do uso da tecnologia. Com o custo do envio de um único documento internacional via Federal Express ou mesmo Sedex Internacional é possível enviar quase 200 correspondências internacionais utilizando o serviço da RPost.