A Polishop, varejista e fabricante de eletrodomésticos e eletroeletrônicos com mais de 2,5 mil colabores distribuídos mais de 280 lojas próprias instaladas nos principais shoppings em todo o território nacional, acelerou seu projeto de digitalização de RH. A iniciativa abrange a redução de arquivos físicos ao mesmo tempo em que a companhia muda de sede. Para tornar as mudanças possíveis, a solução foi contratar a Iron Mountain para fazer a guarda e armazenamento milhares de documentos de antigos colaboradores e digitalizar as fichas do pessoal ativo.
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A escolha pela Iron Mountain para esse serviço se deveu ao fato de a empresa oferecer um leque de soluções tanto para os arquivos físicos quanto digitais. “Conversamos com outras empresas, mas elas não tinham a mesma capacidade da Iron Mountain de armazenamento, de segurança, não tinha um rol de clientes que pudesse nos respaldar e dizer que realmente era uma empresa segura”, explica Sandra Gindero, gerente geral de Recursos Humanos da Polishop.
Ela conta que antes da pandemia, a Polishop já tinha um projeto de digitalização tanto dos arquivos de colaboradores ativos quanto dos inativos. Porém, esse processo foi acelerado em 2020, pois algumas áreas ficarão em home office permanente, como o Call Center, o SAC e algumas pessoas dos times contábil e fiscal.
Mas juntamente com a adoção do modelo de trabalho remoto, surgiu a necessidade de encontrar novas soluções para que os colaboradores tivessem acesso aos dados da empresa de forma online. A plataforma de armazenamento em nuvem da Iron Mountain tem capacidade de digitalizar e arquivar grandes acervos, com milhares de documentos e facilitar o acesso online a esses dados. A plataforma utiliza Inteligência Artificial e Machine Learning para classificar conteúdos físicos e digitais, como documentos em papel, áudio e vídeos.
A Iron Mountain explica que, geralmente, um prontuário físico de RH tem entre 30 e 40 páginas, mas não é possível acessar esse documento remotamente, pois ele fica arquivado dentro de uma sala. “Para simplificar este processo, transformamos o documento físico em um arquivo eletrônico, que passa a ser acessível remotamente. Dessa forma aceleramos um processo que poderia levar alguns dias, que agora pode ser feito com poucos cliques num painel de controle online”, explica Orlando Souza, presidente da Iron Mountain Brasil.
“Por causa da nossa experiência, muitas empresas que estão na nossa base de clientes passaram a utilizar nossas soluções para acelerar a migração dos seus ativos para o meio digital. Não por acaso, 40% dos novos projetos de 2020 foram de soluções digitais”, complementa Souza.
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