Dando continuidade ao tema abordado em seu artigo anterior – a importância de escolher bem os projetos em tempos difíceis – Marcos Gomes de Abreu lista, neste texto, as quatro formas de priorizar projetos que realmente atendam o planejamento estratégico da empresa.
No artigo anterior falamos sobre a importância de escolher projetos de maneira correta, visto que estamos em um período de turbulência no cenário mundial. Neste, falarei sobre formas de priorizar os projetos que realmente atendam o planejamento estratégico da empresa, através de quatro passos.
Primeiro Passo: Conheça seu TI
McFarlan (1984), posicionou o TI em um Grid Estratégico que permite enxergar a tecnologia dentro da estratégia atual e futura. Este Grid está dividido nos seguintes pontos:
Suporte: O TI tem pouca influencia na estratégica da organização;
Fábrica: O TI é importante para o sucesso da empresa , mas não tem uma visão estratégica para o futuro;
Transformação: O TI está saindo da posição do Suporte para uma posição estratégica;
Estratégico: O TI possui um papel importante na estratégia atual e futura do negócio.
Descobrir como o TI está posicionado dentro da organização é essencial, pois nas empresas onde o TI tem o perfil Estratégico ou de Transformação tem uma pré-disposição maior para assumir riscos e, geralmente, um controle maior desses projetos. Quando o TI é Suporte ou Fábrica, a tendência é colocar o custo como fator primordial na escolha de projetos.
Segundo Passo: Defina os Fatores Críticos de Sucesso (FCS) – Rockart (1979)
Fatores críticos de sucesso são os itens mínimos e essências que devem ser implementados corretamente em cada processo “ITIL Planning the Implementation”.
Para determinar os FCS, usamos os seguintes métodos:
Método de Entrevistas:
Entrevistas individuais com os executivos e/ou profissionais chaves da empresa
Análise dos resultados
Apresentação da proposta aos executivos para validar e obter consenso
Método Analítico (que consiste em um ou mais técnicas de análise estratégica):
Análise da Concorrência
Avaliação interna da empresa
Fatores temporais e/ou intuitivos
Exemplos de FCS:
Capacidade técnica da equipe
Capacidade de Inovação
Prazo de Entrega
Terceiro Passo – Riscos
Todo projeto tem riscos, que devem ser avaliados. Esses riscos são determinantes para uma correta escolha de qual projeto deve ser priorizados. Coloco alguns exemplos de riscos:
Nova Tecnologia
Prazo Curto
Falta de conhecimento das equipes com um todo
Falta de experiência do usuário com o negócio
Quarto Passo – Gerenciando a Carteira (Portfólio)
Coleção de projetos e/ou programas e outras atividades que são agrupados visando facilitar o atendimento aos objetivos estratégicos do negócio (PMI), tem como objetivo a Maximização dos Valores, o Balanceamento e a Direção Estratégica.
O processo de implantação
O The Standard for Portfolio Management (PMI) define os processos de alinhamento entre: Identificação, Categorização, Avaliação, Seleção, Priorização, Balanceamento de Portfolio e Autorização.
Para termos o básico da gestão de portfólio, temos que primeiro Identificar os projetos de forma clara e legível para o board.
Depois de identificados, os projetos devem ser Categorizados, por exemplo: Requisitos Legais, Inovação, Requisitos do Negócio.
Após estas duas etapas, devemos Avaliar os projetos, por exemplo: Vantagem Competitiva, Alinhamento Estratégico, Satisfação do Cliente, etc.
Após levantar esses dados devemos inserir valores para cada item e fazer um SCORE, dessa forma teremos uma visão macro de quais projetos devem ser priorizados, por exemplo: projetos que tenham um retorno rápido em um período curto de implantação.
Entramos então na fase de Seleção. Identificamos os nossos projetos, categorizamos e avaliamos, agora temos uma pontuação clara e podemos gerar gráficos para análise (quadrantes, por exemplo).
Devemos considerar qual o orçamento que temos, a quantidade de recursos disponíveis e projetos em andamento.
Agora vamos Priorizar os projetos. Para tanto devemos estabelecer expectativas de benefícios e critérios baseadas nas Categorias que definimos anteriormente, por exemplo podemos priorizar projetos por esta ordem:
1.Alinhamento estratégico
2.Satisfação do cliente
3.Tempo de retorno
4.Redução de custo
5.Melhoria de processo
Hoje, paramos por aqui, lembrando que a cultura empresarial é o primeiro ponto a ser vencido para termos uma Gestão de Portfólio e a mudança de cultura começa em nós.
Referências:
Ligando Estratégia a Projetos: O Padrão PMI de Gerenciamento de Portfolio – Myrza Vasques Chiavegatto
Workshop sobre Gestão de Portfolio de Projetos de TI – Cláudio Luís Carvalho Larieira
Um Estudo de Caso de Gestão de Portfólio de Projetos de Tecnologia da Informação – Renato de Oliveira Moraes e Fernando José Barbin Laurindo
* Marcos Gomes de Abreu é pós-graduado em Gestão de Projetos em TI pelo IPT/USP, já atuou como gestor em equipes de Sistemas e de Infra-estrutura e atualmente trabalha como Gerente de Segurança da Informação, além de lecionar no curso de MBA de Governança de TI e Segurança da Informação na Faculdade do Centro Leste (UCL).
