A FUSVE, mantenedora da Universidade de Vassouras e do Hospital Universitário de Vassouras, viu a necessidade de adotar um sistema de gestão integrado para otimizar processos e garantir a eficiência em meio a um grande plano de expansão. Para fazer essa transição, a Univassouras modernizou sua gestão com tecnologias da Totvs.
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Com a criação de novas unidades das instituições de ensino, como a Faculdade de Miguel Pereira e a expansão dos campi em Maricá e Saquarema, além da construção do novo Hospital Universitário de Vassouras, a fundação enfrentava o desafio de integrar a gestão de diferentes áreas, em diferentes municípios e manter a qualidade dos serviços. Nesse contexto, a FUSVE implantou diversas soluções da Totvs, incluindo o ERP Totvs Backoffice – Linha RM.
Álvaro Luiz Pereira Leiróz, analista de sistemas da Univassouras, conta que muitas atividades ainda eram feitas de forma manual ou por diferentes sistemas sem integração. Com a implementação da solução de backoffice, foi possível centralizar todos os processos de gestão administrativa financeira e automatizá-los.
“Essa mudança nos propiciou uma otimização de 50% no tempo, direcionando o esforço dos colaboradores para outros projetos, principalmente, voltados para o futuro e expansão da instituição”, destaca
Tecnologia para superar desafios
A instituição também implementou o Totvs Gestão Financeira – Linha Gesplan, potencializando controles de tesouraria e operações financeiras. Além disso, disponibilizou o Pix para pagamentos das mensalidades escolares, por meio do Totvs Pagamento Instantâneo, integrado ao ERP.
“Todos esses processos passam pelas áreas de negócio e chegam na Controladoria, que, em 2014, fazia 100 lançamentos contábeis nos sistemas. Em 2023, foram mais de 10 mil lançamentos por meio das soluções contratadas”, destaca Leiróz.
Olhando para a gestão acadêmica, com o Totvs Educacional, a Univassouras conseguiu parametrizar toda a gestão no sistema acadêmico, gerindo cursos, disciplinas, turmas, matrizes curriculares, etapas de notas e faltas para lançamento pelos professores, proporcionando melhor gestão de tempo, agilidade e clareza para as atividades diárias.
Além disso, a visualização dos processos acadêmicos gera importantes indicadores para a alta gestão da universidade, como dados de evasão, formados por semestre e por curso, clientes em potencial por região, entre outros, apoiando e incrementando as estratégias da instituição. Por fim, com a solução Captação de Alunos by Rubeus, a Univassouras pôde centralizar toda a automação de marketing, captação de alunos e gestão de permanência na instituição.
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