Empresa sofria com deficiência no processo de pagamento de notas fiscais, tendo que arcar com multas.
A Votorantim Energia (VE), que atua no setor energético do Brasil, automatizou seu processo da área de Back Office Financeiro utilizando a solução CAP Workflow, da Iteris. A intenção do investimento era aliar a busca por mais produtividade da equipe com um sistema de pagamentos moderno. Com a adoção da tecnologia, agora a empresa tem uma aplicação web que suporta toda essa área e controla o fluxo de operação abrangendo todos os setores da VE.
O gerente de TI da companhia, Anselmo Garcia, explica que, antes de implementar o CAP Workflow, as notas eram recebidas pelas respectivas áreas, sendo o processo controlado por uma caixa de e-mail corporativa, o que gerava dificuldade no controle e processamento. “Além disto, não contávamos com todas as informações necessárias e, muitas vezes, nem o número do pedido de compra, o que fazia com que a área de recebimento não tivesse 100% de controle nas entradas das notas fiscais e consequentemente, dos pagamentos”, diz.
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Com a entrada média de 2,5 mil notas fiscais por mês, o índice de atrasos no recebimento das mesmas era alto. Após oito meses da implantação do CAP Workflow, a VE conseguiu reduzir significativamente este atraso, cortando o prejuízo resultado no pagamento de multas em função dessa demora.
Utilizado nas 17 unidades da Votorantim Energia para pagamento de todos os fornecedores – materiais de escritório, MRO, máquinas e equipamentos, entre outros –, o CAP Workflow atende todas as áreas da empresa -, Recursos Humanos, Comunicação, Vendas, Marketing, TI, etc. – gerando maior controle no processo de recebimento de notas fiscais.
“Com a automação desse processo, hoje, conseguimos pagar dentro dos prazos estipulados, além de monitorar possíveis problemas. Com o CAP Workflow é possível acompanhar o que deixou de ser pago, por quanto tempo e em que momento o problema aconteceu e com isso, tomar as medidas cabíveis, a fim de sanar o problema”, avalia Garcia.
Diante dos resultados obtidos até o momento, a Votorantim Energia estuda ampliar o uso do CAP Workflow para a área de Facilities e Utilities (manutenção de frota, predial, entre outras atividades), para controle e monitoramento de abertura e encerramento de chamados dessa área.
