De acordo com o Gartner, além de tornar as operações mais eficientes, iniciativa gera benefícios ambientais.
O conjunto de tecnologias usado para gerir o ciclo de vida de informações não estruturadas dentro de uma empresa, ECM (do inglês ‘Enterprise Content Management’), pode trazer melhorias aos processos de negócios das organizações. Além disso, colabora com a redução de custos e com a diminuição do impacto ambiental do negócio, já que reduz a necessidade de impressão e o consequente uso de papéis.
O Gartner listou algumas atividades que auxiliam as companhias a identificar processos que podem ser modificados para reduzir efeitos nocivos ao meio ambiente, tornando também a empresa mais ágil e eficiente:
– Analisar o modo como a empresa captura informações de clientes, fornecedores e prospects. Faça uma auditoria sobre os métodos utilizados para a coleta de dados. Identifique os processos que podem ser substituídos por formulários eletrônicos, reduzindo, assim, a necessidade de criar um documento em papel e também comunicações ineficientes ou redundantes.
– Guardar arquivos em formato eletrônico apropriado. Isso diminui a necessidade de impressão de materiais para fins de armazenamento, além de facilitar pesquisas e consultas. A medida também exclui a necessidade de aquecer ou resfriar grandes compartimentos para armazenamento de papéis, reduzindo, desta forma, o consumo de energia. Segundo estimativas do Gartner, apenas 1% dos arquivos guardados fora de uma rede são acessados novamente, enquanto que, com arquivos eletrônicos, as companhias podem conservar o registro e fazer referências para muitos outros documentos através de metadados e pastas.
– Adotar outsourcing de ECM. Organizações que terceirizam ECM podem se tornar mais eficientes, pois otimizam o uso da infra-estrutura de TI, o que, por sua vez, resulta em menor consumo de energia.
– Otimização de processos com CEVAs. Organizações que exploram conteúdo ativo de aplicações verticais (do inglês CEVAs – Content-enabled vertical applications) economizam dinheiro e papel, já que isso automatiza processos complexos que previamente necessitam de profissionais para administrar manualmente documentos impressos. Isso reduz o custo de manipulação e otimiza o resto do trabalho, permitindo melhor processo de controle e análise.
– Explorar comunicação digital com clientes, fornecedores e prospects. O custo disso é bem menor do que utilizar papéis.
