Segundo o especialista Christian Barbosa, o recurso facilita muito a integração de equipes distantes. No entanto, como qualquer reunião comum, são necessárias algumas regras para que sua efetividade seja garantida.
No corre e corre do dia-a-dia, as pessoas têm cada vez menos tempo para executarem suas tarefas, e as reuniões corporativas têm se transformado em grandes usurpadoras de tempo. Segundo o especialista em gestão do Tempo e Produtividade, Christian Barbosa, um terço das reuniões são realmente eficazes e o restante são horas desperdiçadas e dinheiro perdido.
Dentro dessa problemática, a tecnologia de videoconferência veio para reduzir os custos e expandir a eficácia das reuniões. No entanto, assim como as reuniões comuns, esse tipo passa por três fases importantes: planejamento, ação e acompanhamento.
O planejamento ocorre antes da reunião e é preciso definir o que será discutido no encontro. Para a videoconferência ser produtiva é fundamental minimizar o número de objetivos, o que a tornará mais rápida e focada. Na fase de ação ou condução, é preciso definir regras de conduta para que a videoconferência ocorra conforme o planejado. É indicado que cada ponto a ser tratado e o apontamento de boas práticas sejam passados logo no início da mesma. Outra dica relevante é no caso da utilização de apresentações em Powerpoint: o adequado é a distribuição do arquivo para que todos possam acompanhar ou, caso não seja possível, fazer a leitura dos tópicos a cada slide. Reuniões com duração de até 90 minutos são possíveis na videoconferência. Mais do que isso, é bem provável que os participantes percam o foco e as conversas paralelas tomem conta.Caso sua solução de videoconferência possua o recurso de gravação, você pode anexar o arquivo de áudio e/ou vídeo no e-mail junto com a ata e as atividades. É recomendado também que você utilize os recursos do seu sistema de correio eletrônico para enviar as tarefas e acompanhar a execução.
