Rede varejista migrou para software da Benner durante expansão, mudando o perfil da matriz de executor para consultor.
A rede varejista Havan conta com uma complexa cadeia administrativa, já que é responsável por 93 lojas espalhadas por 13 estados brasileiros, um centro administrativo e um de distribuição, além de dois postos de combustíveis e uma geradora de energia elétrica. Ao todo, são cerca de 15 mil colaboradores com turnos de trabalho variáveis e diferentes especificidades nos critérios de benefícios. Devido a essa complexidade e a necessidade da empresa em otimizar as operações, a Havan recorreu a solução Gestão de RH, desenvolvida pela Benner.
Aurélio Paduano, gerente corporativo de recursos humanos da Havan, explica que a companhia escolheu migrar de sistema quando estava se preparando para expansão, “que demandava não só a otimização das rotinas relacionadas à folha de pagamento, como também maior desempenho da nossa equipe”. Segundo ele, era preciso revisar os processos e diminuir a troca de documentos entre as unidades, viabilizando o envio digital de guias, rescisões e contratos, ao invés da entrega por malotes. O gerente diz que foi possível transformar o perfil do time da matriz de executor central para consultor, focando na resolução de problemas.
Os módulos aderidos pela Havan foram folha de pagamento, cartão ponto e recrutamento e seleção, além dos treinamentos cedidos pela Benner. De acordo com Paduano, essas aplicações permitiram agilizar em até 50% o tempo despendidos com a execução da folha de pagamento. “Antes, um analista gerenciava uma determinada rotina de todas as filiais. Agora cada profissional dá suporte para 12 a 15 unidades, assumindo a totalidade dos processos.”
Paduano lembra que, sem a reestruturação, a etapa era extremamente custosa para a companhia, principalmente levando em consideração que o cálculo de salários envolve mais de 95 variáveis, incluindo comissionamentos, metas de vendas, horas extras, acordos coletivos, entre outras. Também foi possível tornar menos onerosa a apuração de prêmios relacionados à produtividade, pois as vendas lançadas no caixa das lojas são enviadas diretamente para o sistema.
Outro benefício da solução é a integração com o ERP da Havan, que permite implementar novos requerimentos e mudanças nas regras de negócio de forma rápida e segura. Além disso, a adoção do Portal My Place otimizou o fluxo de informações, possibilitando que colaboradores consultem salários e justifiquem faltas ou atrasos, enquanto os gerentes podem ter acesso as informações de suas equipes, aprovar movimentações e registrar ocorrências.
Para garantir o sucesso da implementação, a Benner também realizou treinamentos de ferramentas e componentes, capacitando a equipe de TI da Havan para desenvolvimento de aplicações específicas. Assim, as manutenções e novas demandas relacionadas ao sistema podem ser atendidas pela área de tecnologia, com independência do fornecedor e elevada qualidade.